Nous attachons une grande importance à l'intégrité de vos données personnelles, et nous nous efforçons donc de les traiter de la façon la plus sécurisée et transparente possible. Cette politique de confidentialité vise à décrire comment nous traitons vos données personnelles dans le cadre de votre utilisation du site Minidoc, et à vous informer sur les droits que vous détenez en conséquence.

Abonnement et utilisation des services

En souscrivant à nos services, en remplissant un formulaire de contact sur notre site internet (https://www.minidoc.fr) ou sur d'autres sites nous appartenant (SARL Minidoc), ou de manière plus générale en utilisant nos services, vous reconnaissez que nous avons accès aux informations fournies lors de la création de vos comptes, ainsi que certaines informations sur les paiements effectués directement avec votre carte sur notre plateforme ou enregistrés sur notre site. De plus, Minidoc peut collecter, traiter, stocker et/ou utiliser toute donnée personnelle ainsi fournie conformément à la politique définie ci-dessous.

Nous pouvons traiter les données personnelles que nous recueillons aux fins décrites dans la Politique de confidentialité ci-dessous et ainsi agir en tant que contrôleur de données pour ces fins limitées. Toutefois, votre entreprise est considérée comme le responsable du traitement au sens de la réglementation générale sur la protection des données (ci-après dénommée « GDPR » pour General Data Protection Regulation), et nous agissons uniquement en tant que responsable du traitement des données, en ce qui concerne le traitement de vos informations dans le but de fournir les services pour lesquels vous avez souscrits.

En cette qualité et dans le cadre des services, votre entreprise est notamment responsable de :

faire toutes les déclarations nécessaires auprès de l'autorité compétente en matière de protection des données respecter les obligations qui lui incombent en tant que responsable du traitement en vertu de l'ensemble des lois et règlements applicables, en vous informant de leurs pratiques en matière de traitement des données et, si nécessaire, en obtenant votre consentement explicite lors de la collecte de vos données personnelles, s'assurer qu'ils ont le pouvoir d'utiliser les données personnelles collectées conformément aux finalités définies et s'abstenir de toute utilisation non autorisée.

Votre entreprise est également responsable de vous fournir des informations sur la manière dont elle traite vos données personnelles pour ses propres besoins, y compris pour l'administration et la gestion des dépenses et des remboursements. Ces informations peuvent être incluses dans la politique de confidentialité des Ressources Humaines de votre entreprise ou dans toute autre politique qui vous est fournie avant que vous n'utilisiez le site internet. Toute réclamation contre votre entreprise doit être faite selon la procédure décrite dans la politique de votre entreprise.

Identité et coordonnées

Les données personnelles sont collectées sur notre site par la société SARL Minidoc, immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Nantes sous le numéro de SIRET 825 035 280, dont le siège social est situé 1 rue du Guesclin, Nantes France.

Vous pouvez déposer plainte, si la manière dont nous traitons vos données personnelles ne vous convient pas, auprès de l’autorité de contrôle de votre zone géographique (pour la France, la CNIL).

Données collectées sur le site

Les données personnelles sont collectées lorsque vous vous inscrivez en tant qu'utilisateur et que vous utilisez nos services. Cela peut inclure des informations sur qui vous êtes et comment vous contacter, des données de navigation et d'autres données techniques collectées automatiquement grâce à votre activité sur le site internet.

Finalités du traitement et base juridique

Le but principal de la collecte de vos données personnelles est de vous offrir une expérience optimale, efficace et personnalisée lorsque vous utilisez nos services. À cette fin, vous reconnaissez que nous pouvons utiliser vos données personnelles, sur la base de notre intérêt légitime à offrir des services de haute qualité et à développer nos relations clients afin de : personnaliser, évaluer et améliorer nos services, contenus et matériels, analyser le volume et l'historique de votre utilisation de nos services, suggérer des conseils adaptés à votre usage, vous informer sur nos services, toute mise à jour et tout nouveau service susceptible de vous intéresser.

Bulletin d'information et courriels marketing

Vous pouvez vous désabonner de toute newsletter et de tout email Marketing que nous pouvons vous envoyer à tout moment en suivant le lien de désabonnement inclus dans chaque newsletter et email Marketing qui vous est envoyé par Minidoc.

Suivi des courriels

Sans le faire systématiquement, nous pouvons analyser et suivre les taux de clics et le nombre d'emails envoyés que vous ouvrez pour évaluer les performances de nos campagnes d'emailing.

Témoignages

Avec votre consentement, Minidoc peut publier sur son site une liste de Clients & de Témoignages avec des informations sur votre entreprise, votre nom et votre poste, ainsi que publier sur sa chaîne Vimeo certaines de ses réalisations. Minidoc ne publiera de tels témoignages et vidéos sans votre consentement explicite.

Divulgations de tiers

Certaines données personnelles vous concernant collectées sur notre site internet peuvent être transmises aux sociétés partenaires de Minidoc ou à des fournisseurs tiers afin que nous puissions obtenir de l'aide et du soutien dans le cadre de la prestation de nos services. Minidoc s'assure qu'elle a mis en place des exigences claires en matière de protection des données pour tous ses fournisseurs tiers.

Minidoc ne vend ni ne loue vos données personnelles à des tiers à des fins de marketing.

Minidoc ne divulgue pas autrement vos données personnelles à des tiers, sauf si : (1) vous (ou le titulaire de votre compte agissant en votre nom) en demandez ou en autorisez la divulgation ; (2) la divulgation est nécessaire pour traiter les transactions ou fournir les services que vous avez demandés ; (3) Minidoc est obligé à le faire par une autorité gouvernementale ou un organisme de réglementation, dans le cas d'une ordonnance judiciaire, une citation à comparaître devant un tribunal ou toute autre réquisition similaire d'un gouvernement ou du pouvoir judiciaire, ou pour établir ou défendre une demande légale ; ou (4) la divulgation est nécessaire pour respecter les obligations juridiques et/ou réglementaires de Minidoc.

Minidoc vous informera immédiatement, dans la mesure où nous y sommes légalement autorisés, en cas de toute demande émanant d'une autorité administrative ou judiciaire concernant vos données personnelles.

Vos droits en matière de protection des données

Vous pouvez à tout moment modifier vos données personnelles d'identification (titre, prénom, nom, email, numéro de téléphone, mot de passe) en vous connectant dans la rubrique "Mon profil" de votre compte.

Conformément à la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés et, à compter du 25 mai 2018, au GDPR, vous disposez d'un droit d'accès, de rectification, de demande de portabilité, de suppression et/ou d'opposition au traitement de vos données personnelles, dans les conditions prévues par le GDPR.

Vous pouvez demander à exercer vos droits en nous envoyant un courriel à contact@minidoc.fr. Nous accuserons réception de votre demande en quelques jours mais nous pourrions avoir besoin de 30 jours pour vous informer de notre décision de la traiter ou non (à moins que des circonstances particulières justifiant un délai de traitement plus long s'appliquent, auquel cas vous en serez informé). Nous pouvons exiger que votre demande soit accompagnée d'une photocopie d'une preuve d'identité.

De plus, dans le cas où un tiers dont les données personnelles que vous avez incluses dans les données que vous entrez dans nos services demande à exercer ses droits de protection des données, nous honorerons cette demande après vérification appropriée et vous informerons de toute conséquence sur les données dont vous disposez.

Cookies/Tracking

En règle générale, Minidoc utilise des cookies pour améliorer et personnaliser son site internet et/ou mesurer son audience. Les cookies sont des fichiers enregistrés sur le disque dur de votre ordinateur lorsque vous naviguez sur Internet et en particulier sur notre site. Un cookie n'est pas utilisé pour collecter vos données personnelles à votre insu mais pour enregistrer des informations sur la navigation du site qui peuvent être lues directement par Minidoc lors de vos visites et recherches ultérieures sur le site.

Les cookies utilisés par Minidoc sont destinés à permettre ou à faciliter la communication, à permettre la fourniture des services demandés par les utilisateurs, à reconnaître les utilisateurs lorsqu'ils revisitent le site, à stocker les premiers référents de trafic, à enregistrer les sessions connectées, à mesurer l'impact des campagnes publicitaires et à permettre à Minidoc, en interne, de réaliser des analyses des taux de clics et de navigation afin d'améliorer le contenu et de suivre les taux d'ouverture, le taux de clic et le taux de « bounce-back » au niveau individuel des emails.

Par défaut, les cookies ne s'installent pas automatiquement (à l'exception des cookies nécessaires au fonctionnement du site et des services de Minidoc), et votre consentement est demandé avant l'installation par le biais d'une bannière, conformément à la réglementation applicable. Vous pouvez donner implicitement votre consentement en poursuivant votre navigation sur le site après avoir été informé de l'utilisation de cookies.

Vous pouvez choisir de refuser l'acceptation d'un ou de tous les cookies, mais selon les cookies que vous choisissez de refuser, votre expérience du site internet peut se détériorer.

Période de conservation des données

Minidoc conserve les données personnelles qu'elle recueille à votre sujet dans des bases de données, des fichiers journaux ou d'autres types de fichiers aussi longtemps que vous utilisez nos services, et conformément à la réglementation en vigueur.

Minidoc ne s'engage en aucun cas à conserver toutes vos données indéfiniment. Vous pouvez accéder à certaines données tant que vous êtes titulaire d'un compte actif chez nous et pour une période qui varie selon le type de données concernées et le régime souscrit, ainsi que selon les instructions de votre employeur, mais en aucun cas plus d'un an après la fermeture de votre compte. Les données peuvent être supprimées à tout moment pendant l'utilisation active de votre compte conformément aux dispositions énoncées ci-dessus et/ou aux conditions d'utilisation. Nous pouvons continuer à utiliser des données non identifiables qui ont été agrégées à des fins d'analyse au-delà de cette période.

Lieu de stockage et de transfert des données

Les serveurs sur lesquels Minidoc traite et stocke ses bases de données sont situés exclusivement en Union européenne (Irlande). Toutefois, certaines données peuvent transiter et être stockées en dehors de l'Union européenne via l'utilisation de certains processeurs tiers situés aux États-Unis. Tout transfert vers ces tiers sera protégé par des cadres adéquats tels qu'une certification Privacy Shield ou un accord de transfert de données basé sur les clauses de la Commission européenne.

Sécurité

Dans le cadre de ses services, Minidoc accorde la plus haute importance à la sécurité et à l'intégrité des données personnelles de ses clients.

Ainsi, et conformément au GDPR, Minidoc s'engage à prendre toutes les précautions nécessaires afin de préserver la sécurité des données et, en particulier, de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, corruption, diffusion ou accès non autorisé, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou divulgation à des personnes non autorisées.

À cette fin, Minidoc met en œuvre des mesures de sécurité conformes aux normes de notre industrie pour protéger les données personnelles contre la divulgation non autorisée.

De plus, afin d'éviter notamment tout accès non autorisé, de garantir l'exactitude et la bonne utilisation des données, Minidoc a mis en place les procédures électroniques, physiques et de gestion appropriées en vue de sauvegarder et préserver les données recueillies par le biais de ses services.

Néanmoins, il n'y a pas de sécurité absolue contre le piratage ou les pirates informatiques. C'est pourquoi, en cas de violation de la sécurité portant atteinte à vos droits, Minidoc s'engage à vous en informer sans délai et à s’efforcer de prendre toutes les mesures en son pouvoir pour neutraliser l'intrusion et minimiser ses impacts.

Modifications de la politique de confidentialité

Cette politique de confidentialité peut être modifiée à tout moment, notamment à la suite de modifications apportées aux lois et règlements en vigueur, ou si nous apportons des améliorations, ajouts ou modifications dues à nos pratiques concernant vos données personnelles. Nous vous tiendrons au courant de tout changement important en temps utile.

Si vous avez des questions concernant cette politique de confidentialité, n'hésitez pas à nous envoyer un email directement à : contact@minidoc.fr ou contactez-nous par la poste à : 1 rue du Guesclin, 44000 Nantes, France.